Personalmanagement
Eine international tätige Anwaltskanzlei wickelt die Einreise- und Aufenthaltsformalitäten tausender ausländischer Management- und IT-Fachkräfte (plus deren Familien) ab.
ogo verwaltet die gesamten Arbeitsschritte, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur automatisierten Behördenkommunikation und Rechnungstellung.
Projektübersicht
Ausgangslage
Die Kanzlei musste für jede Fachkraft mit den jeweiligen Familienmitgliedern mehrere Excel-Dateien pro Person sowie diverse weitere Dokumente in Ordnerstrukturen vorhalten. Amtliche Dokumente mussten manuell befüllt und versandt werden.
Aufgrund der zahlreichen personenbezogenen Daten ergeben sich besondere und erhöhte Anforderungen beim Datenschutz.
Lösung
Es wurde eine Datenstruktur konzipiert und erstellt, in der alle erforderlichen Personen- und Behörden-Daten geordnet eingetragen und verknüpft werden konnten. Sämtliche Dokumente werden zentral und mit entsprechenden Zuordnungen abgelegt. Daten-Importe und -Exporte sowie der Behördenverkehr wurden automatisiert.
Ergebnis
Die komplexen Verwaltungsvorgänge werden nun zentral mithilfe der ogo-App bearbeitet. Über Dashboards steuern die Consultants und Anwälte ihre tägliche Arbeit. In umfangreichen Eingabemasken werden alle benötigten Daten erfasst. Die erforderlichen amtlichen Formulare werden vollautomatisch aus der Datenbank befüllt und verschickt. Eine Abrechnungsfunktion sorgt für die automatisierte Rechnungserstellung.
Besonders wichtig ist in diesem Fall ein sicheres und DSGVO-konformes Hosting. Die Anwendung läuft auf einem dedizierten Server in der zertifizierten IONOS-Infrastruktur in Deutschland.
Die ogo-Anwendung löste alle Excel- und Worddokumente ab.
Highlights der Anwendung
- Dashboards mit allen aufgabenspezifischen Kennwerten für Consultants und Anwälte (Code AddOn)
- Erfassung aller Personaldaten, Dokumente und amtlichen Erfordernissen in einer Datenoberfläche.
Bei Änderungen in den amtlichen Vorgängen kann die Anwendung schnell angepasst oder erweitert werden (No-Code) - Amtliche PDF-Formulare werden direkt aus der Datenbank befüllt und digital signiert (No-Code und Code Add-ons)
Entwicklungsanteile: 70 % No-Code | 30 % Code AddOns
Umsetzungszeit: 4 Wochen initiale Umsetzungszeit plus ongoing optimization